Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Pour les traitements liés à l’exploitation de Flexitaf, le responsable du traitement est [À compléter : dénomination sociale], [À compléter : forme juridique], dont le siège est situé [À compléter : adresse du siège social].

Contact données personnelles : contact@flexitaf.fr. Flexitaf n’indique pas avoir désigné de délégué à la protection des données à la date de cette politique. Si une telle désignation intervient, ses coordonnées seront publiées ici.

2. Répartition des rôles

Flexitaf détermine les finalités et moyens des traitements nécessaires au compte, au fonctionnement du service, à la sécurité, au matching et au support : il agit alors comme responsable de traitement.

Chaque entreprise utilisatrice agit comme responsable de traitement distinctpour ses décisions de recrutement, ses échanges avec les candidats, la conclusion et l’exécution des contrats de travail et ses obligations sociales. Lorsque Flexitaf traite des données exclusivement sur instruction documentée d’une entreprise, notamment pour une formalité ou un document employeur, Flexitaf peut agir comme sous-traitant ; ce rôle doit être encadré par les conditions contractuelles prévues à l’article 28 du RGPD.

3. Données traitées

• Compte : email, rôle, vérification de l’email, identifiants techniques et mot de passe haché.
• Identité et contact : nom, prénom, date et lieu de naissance, genre, nationalité, adresse, téléphone.
• Situation professionnelle : métiers, expérience, langues, disponibilités, mobilité, contraintes horaires, permis, véhicule et rémunération minimale souhaitée.
• Justificatifs : pièce d’identité, autorisation de travail et, pour les entreprises, Kbis et attestation Urssaf, avec leur statut de vérification.
• Données d’entreprise : SIRET, forme juridique, adresses, contacts, convention collective, organismes sociaux, habilitations et membres autorisés.
• Recrutement : missions, candidatures, score et critères de compatibilité, étapes, décisions, historique et partage de coordonnées.
• Emploi : contrats, signatures, éléments de rémunération et données nécessaires aux formalités préalables à l’embauche.
• NIR : le numéro d’inscription au répertoire (numéro de sécurité sociale), lorsqu’il est requis pour une DPAE. Il est chiffré, soumis à des accès restreints et n’est pas utilisé pour le matching.
• Technique et sécurité : adresse IP, appareil, navigateur, sessions, horodatages, journaux d’audit et événements de sécurité.
• Relation commerciale : offre souscrite, statut d’abonnement, facturation et échanges avec le support.

4. Sources des données

Les données proviennent principalement de l’utilisateur ou de son entreprise. Certaines informations professionnelles sont complétées depuis des référentiels publics, notamment l’Annuaire des entreprises, la Base Adresse Nationale, les référentiels de métiers et les conventions collectives. Les données d’une candidature peuvent aussi provenir de l’entreprise à laquelle le candidat a choisi de les communiquer.

5. Finalités et bases légales

Les champs signalés comme obligatoires sont nécessaires pour fournir la fonctionnalité demandée ou satisfaire une obligation liée à l’embauche. À défaut, le compte, la candidature, le contrat ou la formalité concernée peut ne pas pouvoir être traité. Les champs facultatifs sont identifiés comme tels dans l’interface.

6. Destinataires et partage

• les personnels Flexitaf strictement habilités selon leur fonction ;
• les membres autorisés de l’entreprise concernée par une mission ou une candidature ;
• les administrations et organismes sociaux compétents lorsqu’une formalité est demandée ou légalement requise ;
• les conseils, auditeurs, autorités judiciaires ou administratives dans les limites prévues par la loi ;
• les prestataires techniques agissant sur instruction de Flexitaf.

Les coordonnées directes d’un candidat ne sont communiquées à un recruteur qu’après la demande du recruteur et l’accord du candidat dans le parcours prévu. Les justificatifs d’identité, le NIR et les données administratives complètes ne sont pas publiés dans les catalogues de candidats ou de missions.

7. Prestataires et transferts

Flexitaf utilise des prestataires pour l’hébergement applicatif et PostgreSQL, le stockage objet compatible S3, la recherche Meilisearch, l’envoi d’emails transactionnels via Resend et l’assistance administrative via Mistral AI. Les prestataires n’accèdent qu’aux données nécessaires à leur mission et sont soumis à des engagements de confidentialité et de sécurité.

Certains prestataires peuvent traiter des données hors de l’Espace économique européen. Dans ce cas, Flexitaf doit s’appuyer sur une décision d’adéquation ou sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne, accompagnées si nécessaire de mesures supplémentaires. Une copie des garanties pertinentes peut être demandée à contact@flexitaf.fr, sous réserve des informations confidentielles.

8. Durées de conservation

Les données ne sont conservées en base active que le temps nécessaire à la finalité. Elles peuvent ensuite être placées en archivage intermédiaire, avec des accès limités, pour respecter une obligation ou défendre un droit en justice.

9. Matching, profilage et intelligence artificielle

Flexitaf peut calculer un score de compatibilité à partir de critères professionnels déclarés par le candidat et l’entreprise : métier, expérience, disponibilités, mobilité, langues, horaires, transport et rémunération. Ce score sert à classer ou recommander des profils et missions. Il ne décide pas seul d’un recrutement : le recruteur conserve la décision et le candidat reste libre d’accepter ou de refuser.

Une assistance Mistral AI peut synthétiser, à la demande d’un administrateur habilité, des éléments d’un dossier et répondre à des questions administratives. Elle ne doit ni prendre de décision d’embauche, ni produire seule une décision ayant un effet juridique. Ses résultats sont indicatifs et soumis à une revue humaine. Vous pouvez demander des informations sur les principaux critères du matching, signaler une erreur ou solliciter une intervention humaine auprès de contact@flexitaf.fr.

10. Sécurité

Les mesures mises en œuvre comprennent, selon le risque, le chiffrement de données d’identité et de contact, le hachage des données de recherche sensibles, le stockage privé des documents, des liens d’accès temporaires, le contrôle des rôles, la journalisation, la limitation des tentatives de connexion, HTTPS et l’analyse des fichiers téléversés. Aucun dispositif n’éliminant tout risque, les incidents sont traités selon une procédure de gestion et de notification conforme aux articles 33 et 34 du RGPD.

11. Vos droits

Selon le traitement et sa base légale, vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment lorsqu’un traitement repose sur celui-ci, sans remettre en cause les opérations antérieures. Vous pouvez également définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès dans les conditions du droit français.

Adressez votre demande à contact@flexitaf.fren précisant votre compte et le droit exercé. Flexitaf répond en principe sous un mois ; ce délai peut être prolongé de deux mois pour une demande complexe, après information. Un justificatif d’identité n’est demandé qu’en cas de doute raisonnable et seulement pour les informations nécessaires à la vérification.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.

12. Mineurs

Les utilisateurs doivent avoir la capacité de conclure les CGU ou disposer des autorisations requises. L’emploi d’un mineur restant soumis à des règles spécifiques, l’entreprise doit vérifier son âge, l’autorisation de son représentant lorsque nécessaire et les conditions légales de la mission.

13. Évolution de la politique

Cette politique est mise à jour lorsque les traitements, prestataires ou textes évoluent. Une modification substantielle est portée à la connaissance des utilisateurs par un moyen approprié. La version publiée sur cette page est la version en vigueur.